什么是A3報告

A3報告是一個由豐田公司開創的用來描述事件或者問題的一套標準的解決問題和提升組織改善能力的有效工具。依據PDCA的思維方式用圖表的方式把問題描述、分析、改正措施、以及執行計劃等囊括在一張A3尺寸的紙上，一目了然地展現解決問題的全過程。豐田堅持使用A3報告主要有三個方面的目的：

A3報告具有簡單，結構化的特點，它的使用和推廣為所有人員提供了一種通用的溝通語言。不同部門、職能和級別的人可以無障礙地溝通交流項目以及問題的分析和改善情況，實現了各個維度之間的溝通。

A3報告是一個非常好的問題解決培訓工具。A3報告結構化的模板形式，為管理者提供了一種非常有效的，可以培養員工根本原因分析，科學性思考和系統性項目執行和追蹤的工具。

A3報告很好地執行了PDCA的計劃、執行、檢查、調整四個步驟，體現了PDCA解決問題的系統性思維方式，是精益管理科學解決問題的有效工具。在實際運用中，沒有完美的A3模板，可以根據實際需要適當調整，以適用于不同的組織和用途，但其基本的步驟不會發生改變。

A3報告的類型

A3報告主要有三種類型，根據其使用目的及應用場景不同選擇合適的類型。

豐田認為解決問題的一頁紙報告是產品開發系統內交流產品開發知識經驗的“流”，如果沒有按照這種方式記錄，那么知識很難繼承下來。

建議提案型的“一頁紙報告”側重點不在問題本身，而是更關注解決問題后帶來的變化和效果。提案一般會設計巨大的人力財力投入或公司跨部門的參與；因此，報告通常與公司高層需要仔細考慮的正常、管理、流程等核心問題相關。

匯報成果型“一頁紙報告”旨在有效的總結概括實施改進措施所帶來的變化和效果（重點在PDCA過程的最后兩個步驟）

A3報告的制作步驟及要點

明確制作目的需要明確以下四個維度：

1）面向誰：根據看資料的人不同，其內容也要相應變化；把握對方對報告內容的需求、狀況、興趣及理解能力。

2）如何使用：考慮資料使用的場合：場景決定內容；考慮資料使用人（如由上司進行說明）。

3）何種用途：即使主題相同，資料用途不同，內容也會不同。

4）什么內容：深入思考制作此資料的目的，明確需要傳達的要點，以及需要強調的問題解決步驟；確定一頁紙報告的標題。

撰寫簡明易懂的說明綱要是制作A3報告的前提，簡明易懂的綱要就是遵循問題解決的步驟、符合邏輯。

撰寫綱要的順序：

1）確定綱要的主題。

2）確定對綱要的主題進行補充的內容。

3）檢查綱要整體。

如將制作A3報告的STEP1-5問題解決步驟以流程圖的方式串起來，即A3報告骨架，展現了問題解決的 “邏輯思維過程”。這樣有助于理解問題解決各步驟之間的關系，有助于進一步充分理解問題解決的流程。

根據做好的綱要，確定資料的設計版面，順著思路進行版面設計，應當將較多的版面分配給需要重點強調的重點和步驟。

采用簡潔的語言，并盡量采用圖表的方式，制作直觀的文件。人類大腦對圖片（表）的感知相較與文字更加敏感。因此我們需要將文字、數據等信息進行綜合提煉，最好能用簡明扼要便于理解的圖表的方式來描述信息。同時需要我們將報告的內容進行有效的修飾，“一目了然”地突出重點強調的內容，如部分字體適用大寫/粗體，運用文本框等強調效果。

檢查以下方面的內容：

1）采用的問題解決流程制定的綱要思路是否清晰易懂、合乎邏輯。

2）是否存在步驟和過程缺失的現象。

3）關鍵信息是否清楚明確。

4）格式：如綱要的主題是否醒目；空白和文字部分的平衡是否合適。